Motivati e ottimisti, ci accingiamo ad imparare alcune tecniche per la gestione efficace del tempo. Un primo passaggio, quando vogliamo organizzarci, consiste nel fare una “to do list”: l’elenco delle cose da fare.
Una volta stilato l’elenco, come affrontare l’insieme delle attività? Un metodo è la matrice di Eisenhower o anche di Covey (che ne ha sviluppato il modello nel suo libro “7 habits of higly effective people”, v. bibliografia).
La matrice si ispira all’affermazione di Dwight D. Eisenhower, generale e presidente USA:
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Essa ha lo scopo di ordinare le priorità classificandole in base al loro grado di urgenza e/o importanza, separando ciò che è procrastinabile da ciò che non si può rinviare, e ciò che è necessario da ciò che è superfluo.
Cosa è importante e cosa urgente?
Ci sono mansioni che non possiamo evitarci, perché da esse dipende il raggiungimento degli obiettivi personali, di team o aziendali. Queste sono le attività importanti. L’importanza di un’attività dunque è legata a quanto essa è saliente e connessa al raggiungimento di obiettivi fondamentali.
Il criterio di urgenza va invece applicato a quelle attività che prevedono una scadenza a breve termine, non negoziabile.
Immaginando di riportare le attività su una matrice strutturata come un piano cartesiano, ecco che ci risultano quattro incroci possibili:
Urgente | Non Urgente | |
Importante | Q1 Crisi – da fare | Q2 Qualità – da pianificare |
Non Importante | Q3 Inganno – da delegare | Q4 Spreco – da non fare |
Da cosa partire?
L’ordine dei quadranti è l’ordine ottimale da cui partire, perché ci permette di mantenere una programmazione di ampio raggio, che evita sprechi di tempo e ci consente di lasciare spazio per la gestione delle criticità reali.
Q1 le azioni non delegabili
Sono le azioni che ci possono mandare in crisi, se non ce ne occupiamo immediatamente. Sono nostre responsabilità, da loro dipende il successo della nostra attività e non sono delegabili. Un bravo gestore del tempo ha pochissime attività in questo quadrante.
Q2 le azioni da pianificare
Sono le azioni che vanno pianificate e svolte nei tempi che abbiamo programmato, per evitare che si spostino nel primo quadrante.
Q3 le azioni da delegare
Sono le azioni per le quali è prevista una scadenza non prorogabile, e che devono essere svolte nonostante la loro scarsa importanza (vengono definite “inganno” perché apparentemente ci sembrano fondamentali, o qualcuno ce le fa apparire tali). Se possibile, vanno delegate.
Q4 le azioni superflue
Sono tutte quelle azioni prive di importanza e nemmeno urgenti, che a volte scegliamo di fare perché più piacevoli, o perché non ci fanno sentire la pressione. Sono però quelle che possono contribuire a peggiorare la gestione delle attività dei quadranti 1 e 2. Vanno il più possibile evitate.
La matrice di Covey è un ottimo esercizio mentale, vale la pena utilizzarla una prima volta per entrare nel meccanismo, dopodiché la valutazione in termini di importanza e urgenza diventerà un automatismo che permetterà di pesare in tempo reale quanto un’azione sia determinante e indispensabile, o meno.
Un percorso di coaching è lo strumento più adatto per potenziare la tua capacità di gestire il tempo. Contattami per definire il tuo percorso.
Bibliografia
Covey S. (1989) I sette pilastri del successo. Free Press
Fontana D. (2005) Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management. Erickson
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